派遣元管理台帳の書き方と保管ルール｜記載必須18項目と自動化の進め方【2026年版】

「派遣元管理台帳は厚労省の様式例どおりに作って3年保管していれば大丈夫」——多くの中小派遣会社の管理部門がそう考えていますが、2020〜2021年の改正で記載項目が3つ追加され、現在は計18項目となっています。本記事は、派遣法第37条と派遣法施行規則第31条に基づく派遣元管理台帳の記載必須18項目、3年保管義務、月1回以上の通知義務、Excel運用の典型失敗、そして派遣元管理台帳・派遣先管理台帳・個人別記録の3帳簿一元化による自動化までを派遣元実務の目線で整理します。

結論：派遣元管理台帳の18項目早見表

派遣元管理台帳は派遣法第37条と派遣法施行規則第31条に基づき、現在18項目の記載が必須です。先に全項目を整理します。

派遣HUBは、派遣元管理台帳・派遣先管理台帳・個人別記録の3帳簿を1操作で出力し、クラウドで3年保管を自動運用します。月1回以上の通知義務も自動でリマインドします。

派遣元管理台帳とは（派遣法第37条の根拠）

派遣元管理台帳は、派遣スタッフごとの就業状況を派遣元事業主が記録し管理するための法定帳簿です。派遣法第37条で作成義務と3年間の保管義務が定められています。

派遣先管理台帳（派遣法第42条に基づき派遣先企業が作成）とは別物で、両者は記載項目も作成主体も異なります。派遣元管理台帳は派遣元事業主が「派遣スタッフの雇用環境を守り、労働環境の適切な管理と確認を行うこと」を目的に作成します。

派遣元管理台帳は厚生労働省が様式例を公開していますが、必須記載項目を満たせば任意の様式で作成可能です。電子化も認められています。

必須記載18項目の詳細解説

2020〜2021年の派遣法改正で「派遣労働者が従事した業務に伴う責任の程度」「雇用安定措置の希望内容と実施内容」「協定対象派遣労働者の別」の3項目が追加され、現在は計18項目となっています。改正前は15項目だったため、古い様式やExcelテンプレートを使い続けている派遣元は要注意です。

特に18番目の「雇用安定措置」は、派遣法第30条で定められた派遣元の義務（同一の組織単位で1年以上の見込みのある派遣スタッフへの措置）に対応するもので、3年ルールの抵触日が近づいた時の対応と直結します。

→ 抵触日と雇用安定措置の関係は「派遣の3年ルール・抵触日を手作業で管理するリスクと自動化の方法【2026年版】」をご覧ください。

月1回以上の通知義務と通知方法

派遣元事業主は、派遣先に対して派遣スタッフの就業実績を月1回以上の頻度で通知する義務があります。通知方法は書面または電磁的記録（メール・PDF・専用システム等）が認められています。

この月1回通知をExcel＋メールで運用すると、派遣先ごとに通知フォーマットを切り替える手間、過去通知の控え保管、通知忘れの管理など、地味だが重い工数が発生します。

3年保管義務と紙保管の困難

派遣元管理台帳は派遣終了から3年間の保管義務があります。派遣スタッフが多い派遣元では、紙保管だけで毎年数百ファイルが蓄積し、物理的な保管スペースが圧迫されます。

3年保管義務違反は、労働者派遣法に基づく行政指導・是正勧告の対象です。改善されない場合は事業許可の取消リスクもあります。3年経過後の廃棄ルールも明確に運用する必要があり、紙保管では「いつ廃棄してよいか」の判定そのものが手作業になります。

Excel運用で起きる3つの典型失敗

派遣元管理台帳をExcelで運用している中小派遣会社で頻発する失敗パターンを3つ整理します。

入力漏れ

派遣スタッフごとに18項目を毎月入力する運用では、入力漏れが避けられません。特に「キャリアコンサルティングの日時及び内容」「教育訓練の日時及び内容」は実施タイミングが不定期なため、後追い入力になりがちで漏れます。

改ざんリスク

Excelは編集履歴が残らないため、過去の記載内容を後から変更しても証跡が残りません。労働基準監督署や派遣事業適正化指導が入った時、変更履歴の証跡が示せないことが致命的な弱点になります。

3年経過後の探し出し困難

派遣終了から3年経過後の廃棄判定、または逆に「3年以内なのに過去ファイルが見つからない」事態は、Excelファイルが個別保存されている運用で頻発します。Pillar記事でも触れた「最新版_修正版_v2_最終」問題が、法定帳簿でも再発します。

→ Excel運用全般の脱却ロードマップは「中小派遣会社が派遣管理を脱Excel化する完全ガイド【2026年版】」をご覧ください。

派遣元・派遣先・個人別記録の3帳簿一元化

派遣管理SaaSの中でも、派遣HUBは派遣元管理台帳（派遣法第37条）・派遣先管理台帳（派遣法第42条）・個人別記録の3帳簿を1操作で出力する設計を採用しています。

3帳簿はそれぞれ作成主体・記載項目が異なりますが、基礎データ（派遣スタッフ・派遣先・派遣期間・業務内容・抵触日）は共通です。1システムで一元管理すれば、同じデータを3回入力する無駄が排除できます。

派遣先管理台帳は派遣先企業が作成する帳簿ですが、派遣元から派遣先への基礎データ提供が円滑であれば、派遣先側の作成負荷も軽減されます。3帳簿一元化はそのための仕組みです。

派遣HUBによる3帳簿同時出力と監査ログ連携

派遣HUBは、3帳簿を以下の仕組みで一元管理します。

監査ログの標準搭載により、「誰がいつ何を変更したか」がすべて追跡可能になります。Excel運用の最大の弱点だった改ざんリスクと、3年保管後の探し出し困難が同時に解消されます。

→ 契約書情報と台帳の自動同期については「労働者派遣契約書を電子化する完全ガイド【2026年版】」をご覧ください。

よくある質問

派遣元管理台帳と派遣先管理台帳は何が違いますか？

派遣元管理台帳は派遣元（派遣会社）が派遣スタッフごとに作成し、派遣先管理台帳は派遣先企業が受入スタッフごとに作成します。記載項目も異なります。

派遣元管理台帳の保管期間は何年ですか？

派遣終了から3年間です。3年保管義務違反は労働者派遣法に基づく行政指導・是正勧告の対象となります。

派遣元管理台帳の様式は決まっていますか？

厚生労働省が様式例を公開していますが、必須記載項目を満たせば任意の様式で作成可能です。電子化も可能です。

派遣元管理台帳を作成しなくてもよいケースはありますか？

当該派遣スタッフを使用する事業所ごとの派遣スタッフ数が1名以下の場合は作成不要です。詳細は派遣法施行規則を参照してください。

派遣元管理台帳の通知は月1回必要ですか？

はい。派遣先への就業実績の通知は1ヶ月ごとに1回以上の頻度で行う必要があります。書面または電磁的記録での通知が認められています。

まとめ：紙とExcelの限界、クラウドへの移行

派遣元管理台帳は、2020〜2021年改正で記載項目が18項目に増え、3年保管義務・月1回通知義務と組み合わさると、Excel＋紙運用では運用負荷が無視できない水準に達します。中小派遣会社で20名規模を超えた時点で、SaaSへの移行を真剣に検討すべき領域です。

3帳簿一元化と監査ログ標準搭載のSaaSを選ぶことで、入力漏れ・改ざんリスク・3年経過後の探し出し困難という3つの典型失敗から事業を守ることができます。法定帳簿は「ちゃんと作っている」ではなく「証跡が示せる」状態が目標です。

出典：e-Gov「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律」第37条、派遣法施行規則第31条、厚生労働省「労働者派遣事業関係業務取扱要領」

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